A ficha de EPI é o registro de entrega do equipamento de proteção individual (EPI) ao empregado, exigido pela Norma Regulamentadora nº 6 (NR-6) no item 6.5.1, alínea d. A norma aceita livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive biométrico, desde que a entrega fique registrada. O registro, porém, só tem valor se o EPI foi bem escolhido, tem Certificado de Aprovação (CA) e veio acompanhado de orientação ao trabalhador.
Pontos principais
- A NR-6 obriga a organização a registrar o fornecimento de EPI, mas não define um modelo oficial de ficha.
- Se o registro for eletrônico, o sistema precisa permitir a extração de relatórios (item 6.5.1.1).
- A seleção do EPI também deve ser registrada e pode integrar ou ser referenciada no Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR).
- Na entrega, a empresa deve informar o trabalhador sobre uso, ajuste, limitações, manutenção e higienização do equipamento.
- O EPI só pode ser vendido ou usado com indicação do CA, e o fornecimento ao empregado é gratuito.
O que a NR-6 exige no registro de entrega
O item 6.5.1 da NR-6 lista as responsabilidades da organização quanto ao EPI. Entre elas estão adquirir somente equipamento aprovado pelo órgão nacional competente em segurança e saúde no trabalho, orientar e treinar o empregado, fornecer o EPI gratuitamente, adequado ao risco e em perfeito estado, exigir o uso, cuidar da higienização e da manutenção periódica quando aplicáveis e substituir imediatamente o equipamento danificado ou extraviado.
A alínea d trata do registro: a empresa deve registrar o fornecimento ao empregado e pode usar livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive por biometria. Quando a opção é o sistema eletrônico, o item 6.5.1.1 exige que ele permita extrair relatórios. Na prática, isso significa conseguir apresentar rapidamente, por trabalhador, o histórico de entregas em uma fiscalização, em uma auditoria ou na investigação de um acidente.
Há uma regra específica para EPI descartável e creme de proteção. Quando o registro individual for inviável, o item 6.5.1.2 determina que a organização garanta a disponibilização desses produtos na embalagem original, em quantidade suficiente para cada trabalhador nos locais de trabalho, com fornecimento ou reposição imediata. Se a embalagem original não for mantida, o local de fornecimento deve exibir a identificação do produto, o nome do fabricante ou importador, o lote, a data de validade e o CA (item 6.5.1.2.1).
O que colocar na ficha de EPI
Como a NR-6 não traz um formulário padrão, cabe à empresa definir os campos. A tabela abaixo reúne informações que ajudam a demonstrar o cumprimento da norma. Os campos marcados como boa prática não estão escritos literalmente no texto, mas tornam o registro mais completo e útil.
| Campo | Por que incluir | Referência |
|---|---|---|
| Nome, matrícula, função e setor do empregado | Liga a entrega à atividade exercida, critério básico de seleção do EPI | NR-6, itens 6.5.1 d e 6.5.2 a |
| Descrição do EPI e número do CA | Comprova que o equipamento entregue é aprovado | NR-6, itens 6.4.1 e 6.9.3 |
| Data e quantidade entregue | Permite acompanhar a periodicidade de troca e o consumo | NR-6, item 6.5.1 d |
| Motivo da entrega (primeira entrega, troca periódica, dano ou extravio) | Mostra que a substituição foi imediata quando necessária | NR-6, item 6.5.1 g |
| Confirmação de que o trabalhador recebeu as orientações | Registra a informação sobre uso, limitações e conservação | NR-6, item 6.7.2 |
| Lote e validade do equipamento | Ajuda a rastrear o produto e a respeitar o prazo informado pelo fabricante | Boa prática (ver itens 6.9.2.1.1 e 6.9.3) |
| Assinatura ou validação biométrica do empregado | Reforça a comprovação do recebimento | Boa prática (a norma admite sistema biométrico) |
Um cuidado simples evita muitos problemas: o número do CA anotado na ficha deve ser o mesmo gravado no equipamento. Pelo item 6.9.3, cada EPI deve trazer, em caracteres indeléveis, legíveis e visíveis, o nome comercial do fabricante ou do importador, o lote de fabricação e o número do CA.
Antes da ficha: a seleção do EPI também precisa de registro
A ficha prova a entrega, mas não prova que o equipamento é o adequado. Para isso, o item 6.5.2 manda a organização selecionar o EPI considerando, entre outros pontos:
- a atividade exercida e as medidas de prevenção definidas a partir dos perigos identificados e dos riscos avaliados;
- a lista do Anexo I da NR-6 e as exigências de outras normas regulamentadoras e da legislação;
- a eficácia necessária para controlar a exposição ao risco;
- a adequação ao empregado e o conforto, segundo avaliação do conjunto de usuários;
- a compatibilidade entre equipamentos usados ao mesmo tempo, como protetor auditivo e óculos de segurança.
Essa seleção deve ser registrada e pode integrar ou ser referenciada no PGR (item 6.5.2.1). Empresas dispensadas de elaborar o PGR precisam manter um registro que especifique as atividades exercidas e os respectivos EPI (item 6.5.2.1.1). A escolha deve contar com o Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT), quando houver, depois de ouvidos os empregados usuários e a Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (CIPA) ou o nomeado (item 6.5.2.2). Se ainda houver dúvida sobre CIPA ou nomeado na sua empresa, veja o nosso guia sobre dimensionamento da CIPA.
Também é importante lembrar a hierarquia das medidas de prevenção da NR-1. Pelo subitem 1.5.5.1.2, o EPI entra quando a proteção coletiva é tecnicamente inviável, insuficiente, está em estudo ou implantação, ou ainda em caráter complementar ou emergencial, e sempre depois das medidas administrativas ou de organização do trabalho. A NR-6 prevê a revisão da seleção nas situações do subitem 1.5.4.4.6 da NR-1, como após mudanças em processos ou tecnologias, na ocorrência de acidentes ou doenças relacionadas ao trabalho e quando as medidas de prevenção se mostrarem insuficientes ou ineficazes. Para quem usa correção visual, a seleção deve considerar óculos de segurança de sobrepor ou a adaptação do EPI, sem ônus para o empregado (item 6.5.4).
Orientação e treinamento no momento da entrega
Entregar o equipamento sem explicar como usá-lo é uma falha comum. O item 6.7.2 determina que, no fornecimento, a empresa preste informações com base no manual de instruções do fabricante ou importador, em especial sobre:
- descrição do equipamento e de seus componentes;
- risco ocupacional contra o qual ele oferece proteção;
- restrições e limitações da proteção;
- forma adequada de uso e ajuste;
- manutenção e substituição;
- cuidados de limpeza, higienização, guarda e conservação.
Quando as características do EPI exigirem, a organização deve realizar treinamento sobre o equipamento, observadas a atividade e as exigências de outras normas (item 6.7.2.1), seguindo as regras de capacitação da NR-1. Equipamentos de proteção respiratória e de proteção contra quedas costumam exigir esse cuidado. A equipe de treinamentos em SST da GSST pode ajudar a estruturar o conteúdo e o registro correspondente.
CA e validade: o que conferir na compra e no estoque
O item 6.4.1 é direto: o EPI, nacional ou importado, só pode ser posto à venda ou utilizado com a indicação do CA expedido pelo órgão nacional competente em segurança e saúde no trabalho. A validade do CA está vinculada ao prazo da avaliação da conformidade definido em regulamento desse órgão, e o equipamento precisa ser comercializado com o CA válido (itens 6.9.2 e 6.9.2.1).
Depois da compra, o fornecimento deve respeitar as condições de armazenamento e o prazo de validade do equipamento informados pelo fabricante ou importador (item 6.9.2.1.1). Por isso, vale conferir o número do CA no sistema oficial de consulta do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) antes de fechar o pedido e organizar o estoque para que os lotes com validade mais próxima sejam entregues primeiro.
Para trabalhadores com deficiência, o fabricante ou importador deve promover, quando solicitado e se tecnicamente possível, a adaptação do EPI que tem CA, preservando a sua eficácia. Essa adaptação não invalida o certificado já emitido (itens 6.8.1 e 6.9.5).
O que cabe ao trabalhador
A NR-6 também define deveres do empregado no item 6.6.1: usar o EPI fornecido pela organização, utilizá-lo apenas para a finalidade a que se destina, responsabilizar-se pela limpeza, guarda e conservação, comunicar à empresa quando o equipamento for extraviado, danificado ou ficar impróprio para uso e cumprir as determinações sobre o uso adequado. A ficha de EPI bem preenchida, junto com o registro das orientações, ajuda a demonstrar que a empresa fez a sua parte e deu condições para o trabalhador cumprir a dele.
Como a empresa deve agir: checklist prático
- Revise o inventário de riscos e confirme, por função, quais riscos exigem EPI depois das medidas coletivas e administrativas.
- Registre a seleção dos EPI no PGR (ou em documento próprio, se a empresa for dispensada), com participação do SESMT, quando houver, dos usuários e da CIPA ou do nomeado.
- Compre apenas equipamentos com CA válido e confira o número gravado em cada produto.
- Padronize a ficha de EPI (papel, planilha ou sistema) com os campos da tabela acima; no sistema eletrônico, teste a extração de relatórios.
- Faça a entrega com orientação registrada e, quando necessário, treinamento específico.
- Defina a rotina de troca, higienização e manutenção conforme o manual do fabricante e substitua imediatamente o que for danificado ou extraviado.
- Organize a disponibilização de descartáveis e cremes de proteção em quantidade suficiente, com identificação, lote, validade e CA visíveis.
- Reavalie a seleção quando houver mudança de processo, acidente, doença relacionada ao trabalho ou indício de ineficácia.
Se a empresa precisa organizar esse fluxo do zero, a consultoria em SST da GSST pode apoiar na revisão do PGR, na seleção dos equipamentos e na padronização dos registros.
Perguntas frequentes
A NR-6 tem um modelo oficial de ficha de EPI?
Não. A norma exige o registro do fornecimento e admite livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive biométrico. O formato é escolha da empresa, desde que comprove a entrega; no caso de sistema eletrônico, ele deve permitir extrair relatórios.
É obrigatório registrar a entrega de EPI descartável?
A regra geral é registrar o fornecimento. Quando o registro individual de EPI descartável e de creme de proteção for inviável, a NR-6 aceita a disponibilização na embalagem original, em quantidade suficiente nos locais de trabalho e com reposição imediata. Sem a embalagem original, o local deve exibir a identificação do produto, o fabricante ou importador, o lote, a validade e o CA.
A empresa pode cobrar o EPI do empregado?
A NR-6 determina que a organização forneça o EPI gratuitamente, adequado ao risco e em perfeito estado de conservação e funcionamento. Casos de dano intencional ou uso indevido devem ser tratados com base nas regras internas e com orientação jurídica, sem afastar a obrigação de substituir imediatamente o equipamento danificado ou extraviado.
Por quanto tempo guardar as fichas de EPI?
O texto da NR-6 não fixa um prazo de guarda para o registro de entrega. Como essas fichas podem ser solicitadas em fiscalizações, perícias e processos, é recomendável definir uma política de retenção com apoio jurídico e mantê-la junto aos demais documentos de SST.
Quando a seleção dos EPI deve ser revista?
A NR-6 remete às situações de revisão da avaliação de riscos do subitem 1.5.4.4.6 da NR-1, como mudanças em processos e tecnologias, acidentes ou doenças relacionadas ao trabalho, medidas ineficazes, mudança nos requisitos legais e solicitação justificada dos trabalhadores ou da CIPA. A NR-1 também prevê a revisão da avaliação de riscos a cada dois anos, ou em até três anos para organizações com sistema de gestão de SST certificado.